Privacy Policy

Brain Research Center Holding B.V. (hierna: “Brain Research Center” of “wij”) verwerkt als medisch onderzoeksbureau gegevens over personen. Uw privacy is van groot belang voor Brain Research Center. In de onderhavige Privacy- en Cookieverklaring informeren wij u dan ook over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, welke rechten u heeft ten aanzien van persoonsgegevens die wij van u verwerken, hoe u deze rechten kunt uitoefenen en waar u terecht kunt met vragen. Deze Privacy- en Cookieverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van het Brain Research Center.   

Sinds 25 mei 2018 geldt in de hele EU dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).  

In het kader van de AVG worden wij als verwerkingsverantwoordelijke aangemerkt. Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop onze functionaris gegevensbescherming bereikbaar is voor privacy gerelateerde vragen of opmerkingen, treft u hieronder aan: 

Brain Research Center Holding B.V.
Cronenburg 75
1081 GM  Amsterdam, Nederland
fg@brainresearchcenter.nl  

Van wie verzamelen wij welke persoonsgegevens? 

Wij verzamelen persoonsgegevens van (potentiële) deelnemers en hun begeleiders aan klinische studies. Ook verzamelen wij gegevens van sollicitanten, (contactpersonen van) leveranciers en derden, zoals bezoekers van onze website, social media pagina’s of ons kantoor. Wij verkrijgen deze gegevens direct van u, met gebruikmaking van cookies of vergelijkbare technologieën, of uit openbare bron (zoals LinkedIn of een ziekenhuis website). 

Van alle betrokkenen kunnen wij indien voor het doel noodzakelijk de volgende persoonsgegevens verzamelen: 

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats); 
• overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens).  

Naast deze NAW-gegevens en de overige (contact)gegevens kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen, zoals hierna per betrokkene is beschreven.  

Van (potentiële) deelnemers aan klinische studies kunnen wij de volgende aanvullende persoonsgegevens verzamelen: 

• bankrekeningnummer en gegevens in verband met reiskosten (afstand woon-werkverkeer); 
• medische gegevens; 
• ras en opleidingsniveau;
• tijdstip aankomst en vertrek van kantoor Brain Research Center. 

Indien u niet of niet langer wilt dat wij deze persoonsgegevens verzamelen, is het voor u helaas niet mogelijk om aan een klinische studie deel te (blijven) nemen. 

Van leveranciers en andere dienstverleners kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen: 

• gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten; 
• gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer; 
• andere gegevens waarvan de verzameling en verwerking is vereist om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving. 
• tijdstip aankomst en vertrek van kantoor Brain Research Center in geval er een afspraak is gemaakt 

Van sollicitanten kunnen wij de volgende aanvullende persoonsgegevens verzamelen: 

• bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer); 
• nationaliteit, geboortedatum; 
• beschikbaarheid, CV, arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief; 
• referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant; 
• tijdstip aankomst en vertrek van kantoor Brain Research Center. 

Van websitebezoekers, waaronder inschrijvers voor de online nieuwsbrief of aanvragers van informatie via de website, kunnen wij de volgende aanvullende persoonsgegevens verzamelen: 

• gegevens in verband met een bezoek aan de website https://www.brainresearchcenter.nl/, zoals bijvoorbeeld  “Cookies”; Details over cookies kunt u lezen en instellen tijdens uw bezoek aan de website, om het gebruik van de website te analyseren en optimaliseren 
• gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden; 
• gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden; 

Wij kunnen de volgende aanvullende persoonsgegevens verzamelen van andere derden (zoals bezoekers van kantoor van Brain Research Center): 

• gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden; 
• gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
• andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen; 
• tijdstip aankomst en vertrek van kantoor Brain Research Center. 

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens? 

Wij kunnen de bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden gebruiken: 

• zodat wij de mogelijkheid tot deelname aan een klinische studie kunnen onderzoeken ((potentiële) deelnemers aan klinische studies); 
• zodat wij klinische studies waaraan u deelneemt kunnen uitvoeren (deelnemers aan klinische studies); 
• zodat wij onze verplichtingen kunnen nakomen die volgen uit een met u gesloten overeenkomst, of om op uw verzoek voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (deelnemers aan klinische studies, werknemers, leveranciers); 
• voor onze administratie (alle betrokkenen); 
• om contact met u te houden en om met u te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing en daaraan gerelateerde activiteiten zoals het verzenden van nieuwsbrieven of het versturen van aangevraagde informatie (alle betrokkenen); 
• voor het behandelen van uw sollicitatie (sollicitanten); 
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (leveranciers); 
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (alle betrokkenen); 
• om u toegang tot onze website te verschaffen, uw gebruik van de website te analyseren en optimaliseren, en ten behoeve van de beveiliging van onze website (websitebezoekers); 
• om u op basis van de door u verstrekte informatie de juiste vervolgstappen te kunnen nemen en automatiseren, zoals toesturen van informatie via bijvoorbeeld e-mail of  telefonisch contact opnemen voor verdere vragen 
• voor de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving, inclusief voor de medewerking aan onderzoeken van toezichthouders (alle betrokkenen); 
• voor beveiligingsdoeleinden, waaronder bezoekersregistratie (alle betrokkenen); 
• om uw ervaringen met onze website of dienstverlening in kaart te brengen, voor statistische doeleinden en om onze website en dienstverlening te verbeteren ((potentiële) deelnemers aan klinische studies, websitebezoekers); 
• ter bescherming of handhaving van onze rechten en belangen (alle betrokkenen). 

Indien wij uw persoonsgegevens voor andere dan de bovengenoemde doeleinden verder zullen verwerken, zullen wij u hierover vooraf informeren.  

Op basis van welke grondslagen worden uw persoonsgegevens verwerkt? 

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen: 

• de uitvoering van een met u gesloten overeenkomst, of om op uw verzoek voor het sluiten van de overeenkomst al maatregelen te nemen; 
• wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen; 
• een gerechtvaardigd belang van ons of een derde, zoals ons belang onze dienstverlening en het gebruik van onze website te analyseren en optimaliseren, en onze rechten en belangen te beschermen; 
• uw uitdrukkelijke toestemming. 

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming betekent niet dat de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming onrechtmatig is. 

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens? 

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het bereiken van de in deze Privacy- en Cookieverklaring genoemde doeleinden in samenhang met de hierboven genoemde grondslagen.  

De persoonsgegevens die u als potentiële deelnemer aan een klinische studie in het pre-screeningsproces aan Brain Research Center verstrekt worden, indien u niet doorstroomt naar het screeningsproces, tot één jaar na dit proces bewaard in verband met de administratieve afhandeling daarvan. Indien u niet direct doorstroomt naar het screeningsproces, maar met uw toestemming op een wachtlijst komt te staan, bewaren wij uw gegevens ten hoogste 5 jaar. Als u als potentiële deelnemer vanuit het pre-screeningsproces doorstroomt naar het screeningsproces, worden de persoonsgegevens ten hoogste 25 jaar bewaard, ongeacht of u uiteindelijk deelneemt aan een klinische studie of niet.  

De persoonsgegevens die u in het kader van uw sollicitatie aan Brain Research Center verstrekt worden gedurende de sollicitatieprocedure bewaard. Na afloop van de procedure worden deze persoonsgegevens vernietigd, indien u niet in dienst treedt of de opdracht niet aan u wordt verstrekt. We kunnen met u overeenkomen dat we uw informatie met uw toestemming langer bewaren voor eventuele toekomstige vacatures. 

Voor zover wij uw gegevens bewaren om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals de bewaarplicht voor fiscale gegevens van 7 jaar, bewaren wij deze conform de wettelijke bewaarplicht.  

Neem gerust contact met ons op voor nadere informatie over de bewaartermijnen die wij hanteren. 

Met wie delen wij uw persoonsgegevens? 

Brain Research Center verstrekt uw gegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij noodzakelijk voor de goede uitvoering van de in deze Privacy- en Cookieverklaring omschreven doeleneinden en grondslagen waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, draagt Brain Research Center er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten. 

Wij kunnen, met uw toestemming, persoonsgegevens van (potentiële) deelnemers aan klinische studies delen met: 

• de sponsoren (dit zijn de opdrachtgevers van de klinische studie). In dit geval worden uw medische gegevens gedeeld zonder daarbij uw overige gegevens zoals naam, geboortedatum, en contactgegevens te verstrekken. 
• uw behandelend arts (indien gewenst kunnen wij op verzoek onderzoeksuitslagen met hen delen).  
• andere partijen (bijvoorbeeld een MRI centrum, PET centrum of een apotheek; we delen in dit geval alleen de noodzakelijke NAW gegevens om onderzoek aan te vragen en te plannen). 
• Leveranciers, waaronder IT-dienstverleners. Dit zijn uitsluitend partijen die persoonsgegevens ten behoeve van ons als verwerker in de zin van de AVG verwerken om een dienst aan ons te kunnen leveren (bijvoorbeeld OasysNow; wij delen in dat geval uw medische gegevens, met als doel geschiktheid voor deelanme aan kliniscvh onderzoek efficienter te kunnen vaststellen)  

Persoonsgegevens van sollicitanten kunnen wij ook delen met: 

• Leveranciers, waaronder IT-dienstverleners. Dit zijn veelal partijen die persoonsgegevens ten behoeve van ons als verwerker in de zin van de AVG verwerken om een dienst aan ons te kunnen leveren (bijvoorbeeld HomeRun) 

Persoonsgegevens van derden kunnen wij ook delen met: 

• Leveranciers, waaronder IT-dienstverleners. Dit zijn veelal partijen die persoonsgegevens ten behoeve van ons als verwerker in de zin van de AVG verwerken om een dienst aan ons te kunnen leveren (bijvoorbeeld Google Inc., Meta, Hotjar, Mailchimp, Active Campaign)  

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Brain Research Center erop toezien dat deze doorgifte van gegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract. 

Beveiligingsmaatregelen 

Wij vinden het erg belangrijk dat uw persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Wij zorgen er dan ook voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens zo veel als redelijkerwijs mogelijk te beschermen tegen onrechtmatig gebruik. Onze medewerkers hebben uitsluitend op basis van functionele noodzaak toegang tot uw gegevens, zijn gebonden aan geheimhouding en zijn gehouden aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. 

Helaas is het verzenden van informatie via internet nooit helemaal veilig. Ondanks dat wij ons uiterste best doen om uw persoonsgegevens te beschermen en veilig te houden, kunnen wij niet garanderen dat het verzenden van persoonsgegevens door u naar ons geheel veilig is. Het versturen van uw persoonsgegevens naar ons geschiedt dan ook op uw eigen risico. 

Voor verzending van gegevens door ons naar u en derden wordt door ons gebruik gemaakt van beveiligde verbindingen om uw gegevens over het internet te verzenden. Mocht u meer vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens of het vermoeden hebben dat er aanwijzingen van misbruik zijn dan kunt u een e-mail sturen naar fg@brainresearchcenter.nl.  

Wij zullen uw bericht zo spoedig mogelijk beantwoorden en indien nodig gepaste maatregelen nemen. 

Cookies  

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via onze website op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als u onze website gebruikt. Als u onze website bezoekt krijgt u een zogenaamde cookie-verklaring in beeld, waarmee u kunt zien welke soorten cookies we gebruiken; tevens kunt u instellen welke soorten cookies u wel en welke u niet wilt toestaan. 

Tevens hebben wij de volgende zaken gedaan om uw privacy te waarborgen:  

• een bewerkersovereenkomst met Google gesloten 
• het laatste deel van het IP-adres gemaskeerd; 
• ‘gegevens delen’ uitgezet; 
• geen gebruik maken van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.   

Verwijderen van cookies 

Informatie over het verwijderen van cookies kunt u ook vinden bij de Consumentenbond. 

Links naar social media en websites derden 

Op onze website staan links naar Social media en websites van derden vermeld. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de wijze waarop persoonsgegevens voor eigen doeleinden door deze platforms worden verzameld en verwerkt en verwijzen naar de relevante privacy verklaringen van de betreffende social media voor meer informatie over hun gebruik van uw persoonsgegevens. 

Uw privacyrechten 

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Brain Research Center: 

• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens; 
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn; 
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’); 
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder voor marketingdoeleinden, of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken; 
• het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd; 
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (recht op dataportabiliteit); 
• het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land. 

Verzoeken om uw rechten uit te oefenen kunt u per post of e-mail indienen via de contactgegevens die bovenaan deze Privacy- en Cookieverklaring zijn opgenomen. Wij zullen binnen een maand na ontvangst van uw verzoek u informeren of Brain Research Center aan uw verzoek kan voldoen. Op grond van de privacywetgeving kan Brain Research Center onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom wij uw verzoek weigeren. Meer informatie over uw privacyrechten kunt u lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.  

Indien u overweegt een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, aarzel dan niet om eerst contact met ons op te nemen aangezien we eventuele klachten die u heeft, graag samen met u willen oplossen. 

Versie informatie 

Deze Privacy- en Cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 16 juli 2024. Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy- en Cookieverklaring eenzijdig te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van deze Privacy- en Cookieverklaring op onze website plaatsen met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren. Wij raden u aan om regelmatig deze privacy- en cookieverklaring te raadplegen.